«Нет, работать совершенно невозможно!» – слышу возмущенный возглас коллеги, – «Меня в этом офисе отвлекает абсолютно все!» И оказывается, что на подоконнике слишком много пыли, на стеллажах с папками нет системы, а на рабочем столе жуткий беспорядок. Кто же в этом виноват? И главное – как навести порядок на рабочем месте, чтобы факторы из отвлекающих волшебным образом превратились в помогающие? Это совершенно несложно, и вы, прочитав эту статью, в этом сможете убедиться!

Содержание

порядок на рабочем столе

Чистый стол не только у того, кто ничего не делает

Зачем нужен порядок на рабочем столе ↑

То, что на работе мы проводим большую часть своей жизни, – неоспоримый факт. Так почему же многие относятся к своему пребыванию на рабочем месте как к временному явлению, не заслуживающему того, чтобы серьезно, с научным подходом позаботиться о комфорте и удобстве? Пусть эти некомпетентные сотрудники и дальше так поступают, ведь с таким отношением к своей карьере они в вашем офисе точно долго не задержатся. А мы с вами займемся тем, что свою работу сделаем более эффективной, плодотворной и главное – приносящей удовольствие.

Задумайтесь, не настало ли время покончить с пережитком старой бюрократической системы, когда «работать в конторе» означало всего лишь «числиться в штате»? Сегодня офисный работник должен быть активным, приносить максимальную пользу своей организации и ежеминутно доказывать своему руководству, что не зря получает зарплату. И для начала — внимательно изучим поверхность своего рабочего стола.

1. Находитесь в плену у древнего стереотипа «Чистый стол может быть только у того, кто ничего не делает» и ваше рабочее место завалено папками с документами, кипами ненужных бумаг и справочников? Попробуйте посмотреть на свой письменный (компьютерный, рабочий и т.д.) стол со стороны — нравится ли вам этот вид?

работа идет быстрее

Когда все на местах, работа идет быстрее

Подумайте о том, что так на ваше рабочее место смотрят не только простые коллеги, но и руководство. Если уж вам так необходимо добавить своей работе «солидности», то порядок среди бумаг — как раз то, что нужно! Разложите бумаги по стопкам, брошюры и книги уберите на стеллаж, и постарайтесь запомнить, что на столе письма — справа, а инструкции — слева.

2. Не бойтесь чаще наводить на столе порядок. Поверьте, сотрудник, раскладывающий документы по аккуратным стопкам, со стороны выглядит гораздо привлекательнее, чем тот, кто лихорадочно перебирает бумажные «залежи» в поисках нужного листка. К тому же руководство, заметив систему среди бумаг на вашем рабочем месте, возможно, сделает вывод о том, что не только улучшилась организация вашего пространства, но и повысилась ваша ответственность как работника.

3. Используйте канцелярский органайзер, следя за тем, чтобы все офисные принадлежности в нем были в достаточном количестве. Периодически проверяйте наличие скобок в степлере (хотя, казалось бы, это мелочь). Только представьте, что вы распечатываете для директора несколько страниц отчета, и спешите их отдать, а скрепить их нечем — скобы закончились в самый неподходящий момент. А уж если директор стоит в это время около вас, вряд ли его мнение о вас как о собранном и ответственном сотруднике повысится, подумайте, нужно ли это вам?

все по полочкам

Генеральную уборку в шкафу можно сделать в перерыв

Как быстро навести порядок на работе и поддерживать его без усилий ↑

1. Пожертвуйте несколькими минутами свободного времени во время обеденного перерыва или после работы и отсортируйте нужные бумаги от тех, что давно пора выбросить. Внимание: документы, к которым можно применить эпитет «могут еще пригодиться», лучше всего сложить в отдельную стопку, ведь как показывает практика, такие бумаги нужны начальству позарез как раз на другой день после того, как их выбросили. Сортировать такие документы удобно по разным папкам, не забывая их подписывать. А вот хранить такие файлы лучше не на рабочем столе, а где-нибудь в шкафу или на полках, и постарайтесь запомнить, какую систему для хранения вы придумали — по датам или именам клиентов (это можно записать в блокнот).

Наша подсказка: существует специальная программа «Мастер стикеров для папок» для распечатывания бумажных этикеток, которые вы потом можете либо наклеить на торец папки, либо разместить в особом пластиковом кармане. С помощью этой программы ваши папки будут выглядеть идеально, и вы всегда сможете найти требуемую информацию, не говоря уже о том, как поражен будет ваш директор, увидев такую красоту!

порядок на рабочем столе

Клавиатуру можно держать на специальной выдвижной полочке

2. Приходится часто снимать со стеллажа или полки папки с документами и использовать их для повседневной работы? Не оставляйте их на рабочем столе навечно, придерживайтесь простого правила — минут за десять до окончания рабочего дня возвращайте их на место. В эти же десять минут вполне можно уложиться и привести в аккуратный вид канцелярские принадлежности. С помощью этого нехитрого приема вы сможете убить двух зайцев — наведете порядок на столе и настроитесь на логическое завершение трудового дня.

3. Для тех, кому сложно запоминать придуманную систему хранения документов (а также для тех, кто эту систему склонен все время менять), наш совет — принцип распределения папок и инструкций храните в специальном блокноте или в мобильном телефоне. Также стоит знать, что существует множество программ-напоминаний для компьютера, которые несложны в использовании, но очень удобны.

4. Обязательно ведите список срочных дел, вычеркивая из него те, которые уже выполнены. Этот нехитрый прием организации своего рабочего времени помогает значительно сократить сроки исполнения любых заданий и отчетов. Не забудьте в этот список ежедневно включать пункт «Разобрать бумаги на рабочем столе»!

5. Неотложные, «горящие» и «катастрофические» дела записывайте на стикерах — ярких клеящихся листочках, которые можно прикрепить, к примеру, на монитор, где они всегда будут перед глазами. Обязательно указывайте срок исполнения дела — так вам будет легче организовать свое рабочее время, возможно, вы успеете решить еще несколько проблем, пока придет время сдавать сложный отчет.

правильно организованное рабочее место

Все должно быть под рукой, но ничего не должно мешать

Ничего лишнего — только необходимое ↑

Говоря о том, что порядок на рабочем месте — это «ничего лишнего», мы имели в виду буквально все, вплоть до лишних инструментов и предметов на рабочем столе. Подумайте, не будет ли удобнее убрать клавиатуру и компьютерную мышь на специальную выдвижную полочку внизу столешницы? Так вы освободите значительное место на поверхности стола, и писать, и изучать документы будет гораздо удобнее.

Еще одна тонкость организации рабочего места: не забывайте периодически, хотя бы один раз в неделю, протирать поверхность клавиатуры, «мышки» и всего рабочего стола, очищая от пыли, грязи и вредных микробов. Использовать для этого можно обычную тканевую салфетку, смоченную водой, а можно использовать специальные влажные салфетки с антибактериальным эффектом. Не забывайте очищать также телефонную трубку и сам телефонный аппарат, а также поверхность всех офисных приборов — факса, ксерокса, принтера.

Огромная часть нашей жизни проходит на работе. Здесь мы проводим практически весь день, причем подряд пять, а то и шесть дней за неделю. Безусловно, такой порядок вещей должен приносить удовлетворение от работы, и, конечно, это будет зависеть также от того, насколько правильно организовано ваше рабочее место. Экономьте свое время, организуйте свою работу правильно, тогда работа будет приносить удовольствие, и вы с радостью будете просыпаться по утрам, предчувствуя новый трудовой день, полный событий и побед! Удачи!

Видео: 7 идей для организации рабочего места ↑